Автор: Светлана Анисимова, генеральный директор компании UiPath, Россия и СНГ
Автоматизация может избавить сотрудников от выполнения рутинных операций, повысить их производительность и увеличить скорость работы. Но как узнать, какие именно задачи стоит автоматизировать, и где внедрение инструментов роботизации позволит получить максимальный ROI? Для этого нужно хорошо понимать, как именно устроены процессы в компании. В этом могут быть полезны интеллектуальные инструменты Task mining и Process mining.
Прежде чем внедрять инструменты автоматизации, важно определить, где именно они принесут наибольшую пользу организации. От того, насколько качественно выполнен этот этап, зависит эффективность всего проекта роботизации. Однако это не так просто, как кажется на первый взгляд. Любое предприятие — это сложная экосистема, состоящая из связанных между собой людей, процессов и технологий. И чтобы выделить зоны, где необходима автоматизация, важно для начала увидеть общую картину текущего состояния организации.
Конечно, существуют традиционные подходы к решению этой задачи: к примеру, «ручной» анализ бизнес-процессов или действий сотрудников, которые они совершают в корпоративных системах. Они позволяют выявить узкие места в компании и понять, какие задачи стоит передать роботам. Тем не менее, такие методы не слишком точны, дороги и отнимают много времени. Более того, далеко не все действия пользователей и сотрудников записываются в информационных системах и оставляют «цифровые следы», подходящие для ручного анализа.
Для того чтобы в считанные минуты получить 360-градусный обзор процессов, определить приоритетные направления автоматизации и понять, где роботы-помощники полезнее всего, на рынке появились новые интеллектуальные аналитические инструменты: Process mining и Task mining.
Task mining: интеллектуальный анализ рабочих задач
Технология Task mining помогает понять, как работают сотрудники организации и какие их обязанности можно безболезненно передать роботам. Для этого на корпоративный компьютер каждого члена команды устанавливается локальный агент, который записывает все действия пользователя: нажатия клавиш, щелчки мыши. Программа делает снимки экрана, а благодаря интеграции с инструментами распознавания может «расшифровать» их и привести в структурированный формат, с которым удобно работать.
Таким образом, инструменты Task mining фиксируют любую активность сотрудников, не прерывая их работы. Затем технология анализирует последовательность действий, которую выполняют различные специалисты и команды для решения похожих или одинаковых задач, и выявляет закономерности. Для этого чаще всего применяются алгоритмы искусственного интеллекта.
Программа, по сути, находит повторяющиеся рутинные операции, которые имеют высокий потенциал для автоматизации. Эта информация позволяет руководителям делать объективные выводы о том, какие задачи на предприятии следует передать роботам в первую очередь, и правильно распределять ресурсы на автоматизацию.
Вот лишь несколько примеров того, как инструменты Task mining могут упростить процесс автоматизации:
- С помощью инструмента Task Mining поставщик HR-решений Paychex смог идентифицировать десятки уникальных задач, которые сотрудники компании выполнили более 5 000 раз за время проекта. Технология помогла организации глубоко проанализировать треть рабочих процессов.
- В Sensire благодаря Task Mining было выявлено, что процесс классификации счетов отнимает до 20% времени сотрудников. Вручную обрабатывалось более 14 000 счетов в год. На обнаружение этого факта без помощи инструмента Task Mining ушли бы месяцы.
Process mining: интеллектуальный анализ процессов
В отличие от Task mining, который помогает понять, как работают люди, Process mining фокусируется на мониторинге сквозных процессов и подпроцессов в организации. Инструменты Process mining анализируют данные ключевых корпоративных систем, таких как ERP или CRM, чтобы зафиксировать практические шаги, предпринятые сотрудниками для исполнения того или иного процесса. К примеру, если программа мониторит процесс выставления счетов, она отобразит реальный путь каждого счета, от момента заключения сделки до его оплаты. Такой формат представления данных называется «картой процесса».
«Карта процесса» помогает компаниям отслеживать фактические этапы любого процесса и действия сотрудников на каждом из этих этапов, анализировать их эффективность, определять узкие места и прогнозировать, где и каким образом можно их улучшить. Технология помогает определить, какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь, и составить грамотную дорожную карту внедрения роботизации.
Task capture: карты процессов и документация
Наконец, еще один инструмент, который помогает сократить трудозатраты аналитика на составление подробного ТЗ на роботизацию, — Task capture. Эта технология предназначена для того, чтобы документировать и детализировать процесс, который признан подходящим для роботизации. Инструменты Task capture фиксируют каждый шаг процесса, отображают его поэтапную реализацию, а также комментарии и описания от бизнес-аналитиков или сотрудников, ответственных за соответствующий процесс. Кроме того, в нем предусмотрена возможность сохранять документацию в виде doc-файла. Благодаря этому разработчики могут быстро приступить к автоматизации процесса.
Между людьми и процессами
Как Process Mining, так и Task Mining могут независимо приносить выгоду компании, информируя ее руководство о том, какие процессы и задачи следует автоматизировать в первую очередь. Однако для того, чтобы максимально раскрыть их потенциал, эти инструменты стоит использовать совместно: если технология Task mining позволяет понять, как сотрудники выполняют свои задачи, то Process mining — увидеть, как устроены процессы в компании. Вместе они показывают общую, наиболее полную картину текущего состояния бизнеса.
Благодаря этому организации могут максимально плавно перейти к внедрению инструментов роботизации и извлечь из их развертывания максимальную пользу.
Обсудить