Оригинал статьи на блоге автора
Автор: Денис Котов
Как выбрать первый процесс для автоматизации, если с пользой и пониманием того, что такое бизнес-процессы, вы определились. Нам известны 5 способов это сделать и 6 общих рекомендаций. Описываем, чем отличаются варианты, и какой из них станет решением именно вашей проблемы.
Общие рекомендации по выбору процесса
Какой бы из способов вы не выбрали, процесс должен быть:
- Устоявшимся — вы можете на словах объяснить, какие шаги и кто делает. Дела таким образом выполняются не меньше полугода.
- Частым — должен выполняться хотя бы 15-20 раз в месяц.
- Конкретным — иметь ясное начало и результат. Никаких абстрактных “планирование продаж” или “реализация стратегии”.
- Коротким — от начала процесса до результата должно проходить не больше 2 недель: тогда можно быстро оценить результат.
- Несложным — 15-20 задач для сотрудников максимум, никаких интеграций и сложных развилок: чтобы за 1 месяц можно было полностью запустить процесс в работу.
- С минимумом ролей и развилок — в процессе должно быть не больше 6 ролей: например, инициатор, согласующий, контролер, генеральный директор, финансовый директор, коммерческий директор. При таком раскладе не придется учить кучу людей и писать инструкции для каждой роли.
Соблюдение этих рекомендаций гарантированно сможет за 1-1,5 месяца показать пользу процессного подхода и BPMS для бизнеса. При этом вы не потратите много времени и денег на апробирование.
Осталось определиться с содержимым процесса: понять, какую конкретно работу вкладывать в BPMS.
1 способ: Научный
Идея
Мы выделяем проектную команду из экспертов компании, которые опишут все процессы, количественно и качественно проанализируют их влияние на прибыль и дадут рекомендацию.
Плюсы
Отлично выглядит на бумаге, позволяет потратить 3-4 месяца на болтовню и перекладывание бумажек.
Минусы
Не работает.
Когда использовать
Никогда.
2 способ: Болезненный
Идея
В любой компании есть что-то, что всех замучило: долгое согласование счетов на оплату и отсутствие обратной связи по теме «оплатили/не оплатили»; еженедельные совещания, поручения по результатам которых теряются и, как следствие, не выполняются. Находим такую проблему и автоматизируем в виде бизнес-процесса.
Плюсы
Поможет завоевать доверие сотрудников, снизит риски саботажа внедрения остальных процессов и функций.
Минусы
В денежном эквиваленте никак не повлияет на состояние компании.
Когда использовать
Когда самый главный риск внедрения — саботаж. Это актуально для коллективов с историей в 10-15 лет, где все зоны влияния поделены, сотрудники работают в основном с бумагой и не доверяют «этим вашим цээрэмам».
3 способ: Рисковый
Идея
В вашем бизнесе есть критические по срокам — или попросту бюрократические задачи. Например, вы продаете драг.металлы, и любую сделку > 600.000 р. нужно регистрировать в фин.мониторинге. Невыполнение этой задачи приводит к штрафам и проблемам для бизнеса.
Плюсы
Снизим риски, перестанем про это помнить и займемся более полезными делами.
Минусы
Никак не повлияет на доход компании. Но сокращение рисков позволит не потратить лишних денег.
Когда использовать
Когда рискованных ситуаций много, а в прошлом году вы потратили >1% оборота на оплату штрафов и пени.
4 способ: Денежный
Идея
Выбираем процессы, в которых упоминаются деньги — оплата счета, подготовка договора, согласование коммерческого предложения.
Плюсы
Получим реальный эффект для бизнеса в деньгах.
Минусы
Процесс, выбранный денежным подходом, требует большего финансирования и проработки — а значит, времени на автоматизацию.
Когда использовать
Когда у руководства есть запас прочности, и они верят в процессный подход, поэтому могут выделить деньги и 2-3 месяца на внедрение.
5 способ: Отчетный
Идея
У руководства есть 3-5 отчетов, которые они любят и часто используют. Но документы собираются медленно, вручную, поэтому цифры там часто устаревшие. Для автоматизации берем процесс, в котором эти данные рождаются.
Плюсы
Быстро докажем руководству пользу, заработаем лояльность и возможность продолжить работы дальше.
Минусы
Для сотрудников такой процесс часто лишен пользы: это может вызвать саботаж.
Когда использовать
Руководство готово попробовать, но не готово полноценно тратить деньги и время.
Что делать, если случаи пересекаются и выбрать процесс для автоматизации не получается
Радоваться! Если 2 или 3 случая пересекаются на одном процессе — его и нужно брать в пилот. Когда за право быть автоматизированными соревнуются больше двух процессов — выбирайте тот, где максимальную пользу получит руководство. Сотрудники 2 месяца потерпят, а руководство терпеть не будет и денег на BPMS может больше не дать.