Оригинал: What does a successful digital transformation require?
Автор: Река Койта (Rekha Koita)
Цифровизация, или использование цифровых инструментов, облегчает организациям сбор, управление и обмен данными. Она также способна оптимизировать каждодневные операции, сделать их менее утомительными и более производительными. В Индии это актуально для разных отраслей, включая банки, розницу, страхование, развлечения и туризм, а также для социальной сферы.
С точки зрения стратегии, цифровизация основных процессов является первым шагом цифровой трансформации некоммерческих организаций. Для них это возможность не только оптимизировать операции, но и повысить отдачу программ. Цифровая трансформация оказывает сильное влияние также и на организационную культуру: благодаря ориентированности на данные организация становится более прозрачной, ответственной и целостной. А поскольку к цифровизации положительно относятся доноры, она выгодна также с точки зрения привлечения финансирования.
Но несмотря на множество выгод от внедрения цифровых инструментов, путь к трансформации не прост. Фонд Koita Foundation разрабатывал технологические решения для более чем 20 НКО, включая цифровизацию деятельности полевых сотрудников, создание приложений для менеджеров, а также платформы бизнес-аналитики.
На основе этого опыта мы сформировали 6 ключевых факторов успеха цифровой трансформации.
1. Генеральный директор должен быть приверженцем идеи цифровой трансформации
Чтобы внедрение технологии в НКО было успешным, у генерального директора должно быть видение цифровой трансформации организации. Это важно с точки зрения мотивации всех сотрудников, в особенности команды программы трансформации, и позволяет направить усилия всех на общую цель.
Постоянная и видимая вовлеченность генерального директора необходима, и альтернативы ей нет. Она подразумевает участие в принятии ключевых решений на этапе проектирования, подталкивание и активный интерес на этапе внедрения и после его завершения. Большинство проектов внедрения технологий проваливаются из-за отказа сотрудников работать по новым бизнес-процессам, а эту проблему способен решить только генеральный директор.
Один из важных выводов, к которому мы пришли – с момента перехода на новые процессы генеральный директор должен принимать только данные и отчеты, сформированные системой. Это возможно только если все сотрудники используют систему как положено.
Этого подхода придерживалась Ума Когекар (Uma Kogekar), генеральный директор CEQUE, в ходе оцифровки компании. Помимо изучения полученных из системы отчетов, Ума требовала от подчиненных их презентовать – это заставляло сотрудников задуматься о том, что показывают данные и какие выводы можно сделать на их основе. Это способствовало более глубокому вовлечению сотрудников и обеспечивало эффективное использование системы.
2. Выберите подходящую область для первого этапа трансформации
Цифровая трансформация — это многолетнее путешествие, состоящее из множества этапов. Выбор подходящей области для реализации первого этапа имеет ключевое значение с точки зрения достижения желаемых результатов и придания импульса для дальнейших этапов трансформации. Первый этап цифровизации должен быть достаточно большим, чтобы дать ощутимый эффект, но не настолько большим, чтобы ожидание хоть каких-то результатов затягивалось слишком надолго.
Основываясь на нашем опыте, мы считаем, что на начальном этапе надо сконцентрироваться на цифровизации фронт-офисных процессов, непосредственно контактирующих с клиентами или сообществом пользователей. Эта та область, где технологии способны продемонстрировать видимый и существенный эффект. При этом границы проекта надо выбирать так, чтобы результаты можно было получить в срок от 6 до 9 месяцев.
Хорошим примером может служить программа CareerAware фонда Antarang. Фонд проводит психометрические тестирования среди учеников 10-12 классов, чтобы на основе их способностей и желаний помочь выбрать подходящую карьеру. Поскольку весь процесс выполнялся вручную, в год они могли протестировать лишь до 3 000 учащихся.
Использовав технологии для сбора информации о студентах и для автоматической генерации отчетов и рекомендаций, Antarang смогла расширить масштаб своей программы в 10 раз, протестировав за год больше 30 000 молодых людей.
3. Оптимизируйте существующие процессы до их цифровизации
Существующие в организациях процессы часто неэффективны, они складываются исторически и затем укореняются. Важно выявить и реорганизовать такие процессы, прежде чем начать разрабатывать новые инструменты. Например, в одной из НКО, с которой мы работали, сотрудники фронт-офиса сканировали заполненные от руки формы и ежемесячно отправляли их в головной офис для ввода данных в систему. В ходе разработки новой системы этот процесс был пересмотрен таким образом, что загрузка данных стала производиться ежедневно или еженедельно. Это изменение потребовало взаимодействия с сотрудниками фронт-офиса и пересмотра процесса обработки данных еще до того, как новая система была готова.
Похожим образом мы работали с Фондом Vipla над введением нового механизма для оценки успеваемости учащихся, зачисленных в подготовительные классы. Этот же механизм позволяет Vipla контролировать успешность своих программ.
Таким образом, оптимизация процессов — это не только упрощение существующих методов работы, но и внедрение новых, основанных на технологиях. Без этого шага вы бы просто оцифровали громоздкий процесс и в результате получили бы неэффективный цифровой процесс.
4. Активно вовлекайте конечных пользователей на этапах проектирования и разработки
Внедрение новых технологические продуктов часто сталкивается с сопротивлением из-за несоответствия требованиям пользователей. Обычно оно возникает из-за недостаточного вовлечения конечных пользователей на этапе проектирования. Поэтому важно, чтобы сотрудники ясно формулировали свои требования, относящиеся к технологиям. Поскольку эти проблемы отразятся на конечных пользователях, обратная связь от них должна учитываться начиная с самых первых шагов проектирования.
Кроме того, проектная команда должна убедиться, что конечные пользователи посмотрели и согласовали макеты экранных форм системы. Помимо того, что такой подход позволяет разработать более качественное приложение, он формирует у конечных пользователей позитивные ожидания и энтузиазм даже до того, как приложение разработано.
5. Формируйте чувство причастности на всех уровнях организации
Критически важным для успеха цифровой трансформации является формирование сильной кросс-функциональной команды. Руководить проектной командой должен лидер, который глубоко понимает бизнес и операционную деятельность организации и при этом способен мыслить на перспективу. Для решения задач в ходе проекта – анализа требований, проектирования решения, взаимодействия с вендорами, внедрения и поддержки пользователей – в команду проекта должны включаться представители различных подразделений организации.
6. Планируйте поэтапное внедрение и поддержку после внедрения
Следом за разработкой и тестированием наступает этап развертывания. Для этого этапа важно наличие детального плана внедрения, учитывающего потребности различных групп пользователей, разных программ и регионов. План внедрения должен включать обучение пользователей, миграцию данных, приобретение и установку необходимого оборудования и т.д.
По завершению активного этапа внедрения важно обеспечить вовлечение посредством регулярных совещаний по видеоконференцсвязи и групп в мессенджерах, включающих как членов технологической команды, так и конечных пользователей. Это позволяет технической команде оперативно узнавать о проблемах пользователей и решать их напрямую.
Еще одна лучшая практика – мониторинг использования новых приложений и поощрение активных пользователей. Например, в Vipla Foundation наиболее активных пользователей отдельно отметили на праздничной церемонии в честь общего успеха. Выявление сильных пользователей, способных стать чемпионами по использованию приложения или цифрового продукта, также является хорошей практикой — такие чемпионы смогут донести информацию до своих коллег и ускорить освоение ими новых технологий.
Цифровая трансформация – важный стратегический рычаг повышения производительности и расширения бизнеса, она должна быть приоритетом для генерального директора и команды топ-менеджеров. Надлежащим образом спроектированные, разработанные и внедренные технологические решения способны обеспечить НКО реальный и долгосрочный эффект.
Чек-лист цифровой трансформации
- Найдите подходящую проблему, которую технология могла бы решить – актуальную для организации и с максимальным эффектом
- Сформируйте видение того, как цифровизация может послужить вашей организации
- Сформируйте сильную проектную команду во главе с лидером, разбирающимся в бизнесе и операционной деятельности и способным находить общий язык с техническими специалистами
- Уделите достаточно времени выбору вендора
- Вовлекайте в проектирование как техническую команду, так и бизнес-пользователей
- Согласуйте макеты экранных форм со всеми ключевыми заинтересованными сторонами
- Разработайте детальный план внедрения
- Позаботьтесь о тщательном обучении, пользовательском тестировании и пользовательской документации
- Обеспечьте поддержку после внедрения посредством регулярных совещаний по видеоконференцсвязи и групп в мессенджерах
- Ежедневно мониторьте использование нового приложения всей организацией
- Отмечайте и поощряйте передовиков использования новых приложений