Оригинал: The Cost of Not Digitalizing Your Business Processes
Автор: Shay O’Connor (Шей О’Коннор)
Важность цифровизации в современном быстро меняющемся бизнес-ландшафте невозможно переоценить. С точки зрения долгосрочной устойчивости и конкурентоспособности, цифровая трансформация бизнес-процессов – уже не роскошь, а необходимость. Неприятие трансформации влечет за собой существенные издержки, которые могут повлиять на финансовый результат компании, удовлетворенность клиентов и общий потенциал роста.
1. Избавиться от ошибок и потерь времени в процессах
Одно из первых последствий отказа от цифровизации бизнес-процессов – низкая производительность. Ручные процессы трудоемки и подвержены ошибкам. Сотрудники тратят дорогое время на рутинные задачи, включающие ручные действия. Многие из этих задач можно было бы автоматизировать, перенаправив усилия сотрудников на более стратегическую и творческую деятельность. В итоге мы тратим ресурсы, не достигая максимально возможной производительности рабочей силы.
Цифровизация процессов с помощью инструментов автоматизации оптимизирует операции, снижает количество человеческих ошибок и повышает производительность. Например, автоматизация ввода данных или управления документами позволяет освободить сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на задачах, требующих критического мышления и умения решать проблемы. Низкая производительность приводит к повышенным затратам на рабочую силу, упущенным возможностям и к снижению удовлетворенности клиентов вследствие отставания в предоставлении услуг от конкурентов, воспринявших цифровизацию.
По данным анализа «очевидных» процессов наших клиентов, потери производительность в среднем составляют 36% (минимум 15% и максимум свыше 60%).
2. Хуже отсутствия данных только отчеты, основанные на неточных данных!
Ручные процессы подвержены ошибкам. Расшифровка рукописных записей и использование систем, основанных на заполнении бумажных форм, может приводить к неточным данным, что, в свою очередь, может иметь серьезные последствия. Неверные данные могут привести к ошибкам в отгрузках, в выставлении счетов и в финансовой отчетности. Такие ошибки не только стоят денег, но и вредят вашей репутации. Еще сильнее ухудшают положение дел решения по новым проектам, принимаемые на основе неточных отчетов по прошлым проектам.
Цифровые решения предоставляют надежные механизмы проверки и подтверждения данных, снижающие вероятность ошибок. Кроме того, цифровые записи легкодоступны и менее подвержены рискам физической потери или повреждения. В случае потери данных из-за аварий или катастроф компании без цифровых резервных копий могут столкнуться с необратимыми потерями. Потеря критически важной информации может затруднить принятие решений, нарушить операции и повлечь дополнительные расходы на восстановление.
3. Непрерывность бизнеса в ситуации, когда сотрудники приходят и уходят
В любой организации сотрудники приходят и уходят. Со сменой поколений уходят времена долгосрочного найма в одной и той же компании. Как сделать так, чтобы новые сотрудники с первого дня следовали методам, принятым в компании? С помощью цифровых процессов. Это пошаговое руководство по выполнению работ в вашей организации.
Мы любим называть это «упакованный опыт». Лучшие практики, проверенные вашими лучшими сотрудниками, полностью оцифрованные и готовые к применению очередным новым сотрудником.
Быстрее окупаются инвестиции (ROI) в найм сотрудников, поскольку они быстрее включаются в работу. Больше никаких вопросов типа «к кому мне обращаться в том или ином случае?» или «что мне делать теперь?».
4. Не забывайте про клиентов (в том числе внутренних)
В нынешнюю цифровую эпоху клиенты ожидают бесперебойного и удобного взаимодействия с компаниями. Неспособность оцифровать процессы, взаимодействующие с клиентами, может привести к плохому клиентскому опыту, подрывающему удовлетворенность и лояльность клиентов. Например, ручная обработка заказов может привести к задержкам, которые вызовут разочарование клиентов, и они обратятся к конкурентам, предлагающим более быстрые, автоматизированные услуги.
Кроме того, цифровизация позволяет компаниям собирать и анализировать клиентские данные, черпая из них идеи по персонализации предложений и улучшению клиентского опыта в целом. В отсутствие таких идей компания рискует отстать от конкурентов, более изобретательных в удовлетворении запросов клиентов. Цена потери клиентов из-за плохого цифрового опыта может быть значительной, поскольку приобретение новых клиентов зачастую обходится дороже, чем удержание существующих.
5. Ваши конкуренты уже вас опережают — пора догонять
Таким образом, бездействовать означает продолжать терять время и деньги. Это приемлемо при условии, что остальные в отрасли также ничего не делают для повышения своей производительности. В сегодняшней гиперконкурентной бизнес-среде критически важно оставаться впереди конкурентов. Компании, которые не оцифровывают свои процессы, рискуют устареть на фоне конкурентов, применяющих технологии для достижения конкурентных преимуществ. Возможности здесь очевидны — оцифровка обеспечивает более быстрое реагирование, оптимальные решения и способность адаптироваться к меняющимся рыночным условиям. Бездействовать значит оставаться медленными, не способными меняться в том темпе, в котором меняется рынок.
Дополнительный бонус: компании, воспринявшие цифровизацию, часто получают преимущество в виде более низких операционных расходов, что означает более конкурентоспособные цены или более высокую прибыль. Без такого снижения затрат у компании могут возникнуть проблемы с сохранением конкурентоспособности, что грозит снижением доли рынка и объема продаж.
Мы любим говорить, что снижение затрат благодаря цифровизации представляет вам выбор: вы предпочтете просто получать прибыль благодаря возросшей производительности или использовать ее для расширения бизнеса? Роскошный выбор.
6. Нормативные требования — отнеситесь к ним серьезно
Многие отрасли подвержены строгому регулированию. Несоблюдение требований регулятора чревато крупными штрафами и юридическими последствиями. Ручной учет и отчетность увеличивают вероятность нарушений, поскольку человеческие ошибки могут остаться незамеченными вплоть до момента, когда будет уже слишком поздно.
Цифровизация процессов открывает возможности мониторинга и отчетности в реальном временем, снижая тем самым риск нарушения нормативных требований. При наличии оцифрованного журнала действий комплаенс-аудит занимает намного меньше времени. Неспособность обеспечить соответствие отраслевому регулированию путем цифровизации может привести к дорогостоящим судебным разбирательствам, испорченной репутации и потере клиентов. Клиенты ценят компании, уделяющие соблюдению нормативных требований и безопасности данных первостепенное внимание.
7. Откройте новые возможности
Цифровая трансформация бизнес-процессов не только повышает производительность, но и открывает новые возможности для роста. Например, аналитика данных способна выявить ценную информацию о тенденциях рынка, поведении клиентов и появлении новых возможностей. Компании, не оцифровывающие свои процессы, упускают возможности принимать обоснованные стратегические решения и извлекать выгоду из меняющихся рыночных условий.
Кроме того, оптимизированные цифровые процессы требуются для бесшовной интеграции в рамках партнерских отношений и сотрудничества с другими компаниями. Несоответствие этим цифровым требованиям угрожает возможностям устанавливать выгодное партнерство, перспективам роста и инициативам по расширению бизнеса.
8. О нашей планете
В эпоху растущей обеспокоенности вопросами экологии отказ от цифровизации бизнес-процессов может негативно сказаться на достижении устойчивого развития. Бумажные процессы приводят к вырубке лесов, потребляют энергию для печати и транспортировки и производят отходы. Такие процессы не только наносят вред окружающей среде, но и сигнализируют окружающим, что ваш бизнес не привержен целям устойчивого развития.
Цифровизация сокращает использование бумаги, снижает потребление энергии и минимизирует отходы. Внедрение экологичных практик способно привлечь экологически сознательных клиентов и сократить расходы, связанные с бумагой и физическим хранением.
В заключение следует отметить, что цена отказа от цифровизации бизнес-процессов существенно выше, чем непосредственные финансовые последствия. Низкая производительность, неточные данные, плохой клиентский опыт, отставание от конкурентов, регуляторные риски, упущенные возможности роста и воздействие на окружающую среду – все это может негативно сказаться на вашем бизнесе. Для тех, кто стремится оставаться конкурентоспособными, гибкими и устойчивыми в современном цифровом мире, трансформация бизнес-процессов — это не вопрос предпочтений, а необходимость. Первоначальные инвестиции в цифровизацию в итоге избавят ваш бизнес от существенных издержек, связанных с консервацией аналогового прошлого.
Обсудить