Оригинал: The 2023 Guide to Process Improvement Methodologies
Автор: Джулия Лопес (Julia Lopes)
Один из лучших способов расширить бизнес – выявить узкие места и потенциал оптимизации процессов. В сегодняшнем динамично меняющемся мире как никогда велика значимость методологий совершенствования процессов, позволяющих внедрять изменения, полнее соответствовать запросам потребителей и в итоге экономить время и деньги.
Способа совершенствования бизнес-процессов и повышения эффективности бизнеса, который подходил бы всем, не существует. Все компании разные, и оптимальная для вас методология для других может оказаться не лучшим вариантом. Поэтому надо попробовать разные методологии и остановиться на той, которая даст лучшие результаты.
В этом путеводителе мы рассмотрим некоторые популярные методологии и обсудим как выбрать методологию и как определить какой процесс нуждается в улучшении.
Что такое методология совершенствования бизнес-процессов?
Методология совершенствования бизнес-процессов – это системный подход к оценке существующих процессов и их изменению. Цели любой методологии – повысить производительность, оптимизировать поток работ и адаптироваться к новым требованиям бизнеса, чтобы в итоге сократить затраты и увеличить выручку.
Методология позволяет действовать не наобум, а определить возможности для улучшения, реализовать изменения и сравнить новые результаты с предыдущими. Четко понять, что сработало, а что нет, позволяет аналитический подход на основе объективных данных до и после изменения.
Методология облегчает отслеживание изменений и прокладывает путь для дальнейшей оптимизации. Следуя методологии улучшения процессов, ваш бизнес уверенно станет на путь оптимизации ключевых потоков работ и бизнес-процессов, сокращения затрат времени и денег, повышения операционной эффективности и повышения производительности труда.
Самые распространенные стратегии совершенствования процессов
Лучший способ начать внедрять методологию совершенствования процессов — использовать стратегии, которые получили наиболее широкое применение в вашей отрасли и прошли проверку временем.
К наиболее популярным на сегодняшний день методологиям относятся шесть сигм, цикл Деминга (PDCA), кайдзен, непрерывное улучшение, всеобщее управление качеством (TQM), теория ограничения, система 5С, анализ SIPOC, картирование процессов, картирование потока создания ценности, канбан и автоматизация бизнес-процессов.
У каждой из этих стратегий есть свои плюсы и минусы, поэтому крайне важно выбрать ту, преимущества которой максимально подойдут для вашей отрасли или рыночной нише.
Как определить цели улучшения процессов
Прежде чем начинать внедрять какую-то методологию совершенствования процессов, необходимо определить, какие именно процессы нуждаются в улучшении. Некоторые способы выявления:
- обратная связь от сотрудников
- обратная связь от клиентов
- регулярно повторяющиеся проблемы (задокументированные больше одного раза)
- анализ данных и метрик процессов, выявление аномалий и неэффективности
- заимствование идей по совершенствованию процессов у конкурентов
- апробированные решения в научных исследованиях
Общий вывод – регулярно обсуждайте процессы с их участниками, анализируйте данные, используйте успешные примеры из вашей отрасли.
Кроме того, для формирования запроса на улучшение, необходимо выявить проблемы эффективность внутри процессов. Погрузившись в детали того, как процессы работают сейчас, вы с вашей командой обнаружите множество возможностей для улучшения.
12 методологий совершенствования процессов
Методологии, которая была бы лучше всех остальных, не существует. У каждой свои за и против, преимущества и недостатки.
Какие бы цели вы перед собой не ставили – повышение производительности труда, снижение производственных затрат или повышение эффективности процессов – для начала изучите популярные методологии.
1. Шесть сигм (6 Sigma)
Стратегию совершенствования процессов «шесть сигм» первой использовала компания Motorola в качестве средства повышения качества, затем она нашла применение в General Electric и многих других производственных компаниях.
В первую очередь эта стратегия нацелена на измерение отклонений и дефектов в ходе процессов, чтобы предоставить клиентам самые лучшие товары и услуги. Реализуется она посредством цикла DMAIC, состоящего из пяти этапов: определение, измерение, анализ, улучшение и контроль (define, measure, analyze, improve, control).
Шесть сигм в большей степени, чем другие методологии, полагается в принятии решений на данные и статистические методы. На этапах определения, измерения и анализа выясняется какие улучшения необходимы, они формулируются на языке цифр. На этапе улучшения устраняются корневые причины проблемы, а затем улучшенный процесс контролируется с целью исправления дефектов или отклонений.
2. Цикл PDCA
Первоначально методологию PDCA разработал Уолтер Шухарт (Walter Shewhart), использовавший научные методы контроля качества, в качестве итерационного способа решения проблем и совершенствования процессов. В дальнейшем эту методологию совершенствования процессов и контроля качества развивал У. Эдвардс Деминг (W. Edwards Deming).
Цикл PDCA включает четыре этапа: планирование, исполнение, проверку и действие (plan, do, check, act). В ходе планирования бизнес определяет проблему, которую необходимо решить, и проектирует решение. Затем, на этапе исполнения, решение тестируется и внедряется в небольшом масштабе. И наконец, на этапах планирование и действия, проверяются результаты исполнения и принимается решение о внедрении изменения в более крупном масштабе.
Суть PDCA в тестировании улучшений процессов и потоков работ сначала в небольшом масштабе и под контролем, а затем в полном масштабе, если ожидаемый эффект получен.
3. Бережливые шесть сигм
Данная методология объединяет такие методы улучшения бизнес-процессов, как 5С, устранение всех видов потерь, циклы PDCA и DMAIC, контрольные карты. Результатом является стратегия, объединяющая проверенные методы решения проблем, внедрения, тестирования и контроля эффекта улучшений.
4. Кайдзен (непрерывные улучшения)
Эта методология фокусируется на регулярных постепенных улучшениях рабочих и производственных процессов. Ключевая идея кайдзен – реализовывать улучшения, используя коллективную энергию рабочих групп внутри организации. Сила кайдзен в том, что он вовлекает в процесс улучшения сотрудников всех уровней – от руководителей и менеджеров до рядовых работников.
Кайдзен работает через целеполагание, информирование о контексте бизнес-процесса, оценку его текущего состояния и выявление необходимых улучшений. Затем эти улучшения внедряются и оценивается, что принесло эффект, а что нет. Подводятся итоги, после чего можно запускать новый цикл улучшений.
5. Всеобщее управление качеством (TQM)
Всеобщее управление качеством (TQM, Total Quality Management) – это процесс непрерывных улучшений, который нацелен на то, чтобы с самого начала и каждый раз делать то, что надо. При этом итоговое суждение о качества выносит потребитель – в отличие от метода Кайдзен, где о качестве в первую очередь судят сотрудники.
TQM фокусируется на удовлетворенности потребителя, вовлеченности сотрудников, соблюдении процессов и использовании данных для устранения ошибок и узких мест.
Поскольку TQM требует делать все правильно и с самого начала, этот метод требует существенных инвестиций в обучение и переподготовку, в развитие лидерских качеств и коммуникаций, а также поддержки на уровне организационной структуры. Также необходимо мотивировать сотрудников улучшать потоки работ и процессы путем материального и нематериального поощрения.
Со временем всеобщее управление качеством сменил новый подход к улучшению процессов, известный как управление бизнес-процессами (BPM, Business Process Management).
6. Теория ограничений
Теория ограничений с научной точки зрения рассматривает узкие места и улучшение процессов. Сначала необходимо выделить основной ограничивающий фактор на пути достижения организацией своих целей.
После того, как такое ограничение определено, необходимо систематически работать над ним до тех пор, пока он не перестанет оказывать негативное влияние на бизнес-процессы.
7. Метод 5С
Метод 5С изначально появился в корпорации Тойота (Toyota) как способ максимально повысить производительность труда за счет создания безопасного, чистого, незахламленного и хорошо организованного рабочего места. Он включает следующие пять элементов:
- сортировка
- соблюдение порядка
- содержание в чистоте
- стандартизация
- совершенствование
Применительно к совершенствованию процессов, метод 5С реализуется следующим образом:
- выявить процесс, который требует улучшений, и с помощью владельца или менеджера процесса сортировать действия на необходимые и избыточные
- упорядочить задачи, шаги процесса, потоки информации и маршруты согласования
- вычистить процесс, избавившись от лишнего и автоматизировав ручные операции
- стандартизовать и улучшить процесс в цикле постоянного совершенствования
8. Анализ SIPOC
SIPOC расшифровывается как поставщики, входы, процесс, выходы, потребители (suppliers, inputs, process, outputs, customers).
Анализ по методу SIPOC обычно визуализируется в виде диаграммы или карты, на которой показаны входы, выходы, связи, точки принятия решений в потоке работ или процессе. Такие диаграммы используются для координации между заинтересованными сторонами процесса с целью устранения узких мест и повышения производительности.
9. Картирование процессов
Как и SIPOC, картирование процесса визуализирует процесс. Графическое изображение делает процесс понятным для всех заинтересованных сторон, что позволяет предлагать и реализовывать улучшения.
10. Карта потока создания ценности (VSM)
Карта потока создания ценности (VSM, Value Stream Mapping) – это подход к улучшению процессов, основанный на графическом изображении этапов производства и доставки товара или услуги потребителю. На карте потока создания ценности визуализируются ключевые шаги и данные, которые требуются, чтобы потребитель получил продукт. Такая визуализация, понятная всем заинтересованным сторонам, помогает проектировать улучшения процесса.
11. Канбан
Канбан – это инструмент методологии бережливого управления, который используется для управления, описания и улучшения процесса предоставления продукта и услуг в организациях. Канбан – это японское слово, которое означает «визуальная доска», что в точности описывает данный инструмент: это доска с карточками, которые перемещаются слева направо по мере того, как процесс движется к завершению.
Типичные названия столбцов канбан-доски – «новые», «в работе», «выполнено». По мере того, как работа продвигается, карточки задач перемещаются из одной колонки в другую и вы можете легко видеть прогресс.
12. Управление бизнес-процессами и автоматизация
Управление бизнес-процессами (BPM, Business Process Management) и автоматизация бизнес-процессов – это структурированный подход к улучшению бизнес-процессов и автоматизации рутинных задач, позволяющий сокращать затраты времени и денег и повышать производительность.
В рамках BPM применяется различные методы моделирования, анализа, измерения, оптимизации, улучшения и автоматизации процессов. Конкретные шаги по оптимизации и автоматизации могут варьироваться в зависимости от сложности процесса.
Для многих компаний частью стратегии BPM сегодня является автоматизация на основе инструментов low-code.
Какая методология лучше всего подойдет для моего бизнес-процесса?
У каждой из рассмотренных методологий свои плюсы и минусы, поэтому на этот вопрос нет однозначного ответа.
- Тем не менее, если ваш бизнес связан с производством или вы хотите принимать решения на основе данных, в первую очередь рассмотрите шесть сигм, PDCA или бережливые шесть сигм.
- Если вы хотите наглядно видеть текущий статус внедряемых улучшений, рассмотрите канбан.
- Если вам необходимо разобраться в ключевых этапах процесса, чтобы представить клиенту максимально качественные товары и услуги, то обратите внимание, например, на карту потока создания ценности.
Лучший способ найти оптимальную для вашей организации методологию – попробовать несколько и выбрать ту, которая дает наилучшие результаты и лучше всех воспринимается командой.
Обсудить