Распространенные ошибки внедрения RPA, которые могут дорого вам обойтись

Оригинал: Decoding Common RPA Mistakes That Can Cost You
Автор: Ананд Махаджан (Anand Mahajan)

Почему так много внедрений роботизации процессов (RPA) проваливаются? Исследования показывают, что даже в крупных компаниях 30-50% проектов внедрения RPA терпят неудачу. Но хорошая новость состоит в том, что мы можем извлечь из этих неудач уроки и повысить шансы на успех проектов RPA.

За последние 10 лет RPA стал обычным делом в компаниях, и он приносит реальную пользу. От помощи в работе с приложениями e-commerce до автоматизации сверки расчетов с контрагентами — RPA позволяет компаниям повысить свою эффективность. Первопроходцы получают значительный выигрыш, однако бизнес нуждается в правильных рекомендациях для выработки правильного подхода к автоматизации своих задач.

Текущее состояние RPA

По прогнозам, рынок RPA вырастет на 57% по итогам 2019 года, а по данным Forrester, к 2021 году в мире будет использоваться более 4 миллионов роботов. Где же используется RPA, помимо автоматизации стандартной обработки данных?

• Технология RPA лидирует в автоматизации однообразных ручных задач, а вместе с технологией управления бизнес-процессами (BPM) обеспечивает новый уровень адаптивности.
• Использование RPA позволяет создавать интеллектуальные приложения нового поколения. Такие технологии, как оптическое распознавание символов (OCR), обработка естественного языка (NLP), машинное обучение (ML), искусственный интеллект (AI) и предсказательная аналитика, все вместе приводят к появлению интеллектуальной архитектуры автоматизации, которая будет помогать работникам в будущем.

Невзирая на различия сценариев использования RPA в различных отраслях, успех средств RPA связан со стратегией корпоративного управления данными. Многие компании жаждут глубоко разобраться — что такое RPA, как она применима к их рабочему процессу и как сделать решительный шаг ему навстречу.

Требования к внедрению RPA

Многие компании, вместо того, чтобы сфокусироваться на анализе потока работ, находятся в замешательстве, не зная какой процесс автоматизировать в первую очередь. Общую схему процессов, согласованную с бизнесом и с бизнес-целями, надо проверить на возможность применения RPA и получения желаемого воздействия на существующие процессы. При этом надо держать в уме следующие три аспекта:

Применимость. Обсуждая RPA, не стоит полагать, что он способен автоматизировать весь процесс целиком. RPA лучше всего подходит для массовых, трудозатратных и повторяющихся задач. Для проверки применимости RPA оцените количество транзакций, требования к масштабируемости, зависимости между системами и налагаемые ими ограничения.

Ценность. Хотя RPA не способен решить все ваши проблемы, он поможет вашим сотрудникам и сделает их работу более эффективной. Со временем бизнес заметит изменения и то, какой вклад RPA внес в рабочий процесс. Бизнес может получить как финансовую, так и стратегическую выгоду.

Риски. Бизнесу следует обсудить степень риска, связанного с автоматизацией процесса. Необходимо учитывать риски, связанные с нормативным регулированием, клиентским опытом и стабильностью системы.

Как распознать и избежать распространенных ошибок и проблем

1. Бизнес зачастую думает о стартовом проекте автоматизации вместо того, чтобы сосредоточиться на конечном результате — RPA, помогающем всем процессам компании. RPA — это бизнес-инициатива, основанная на прочном сотрудничестве с IT, HR, службой безопасности и другими подразделениями. Используя RPA, IT может управлять и контролировать изменения и процессы.
2. Многие компании не могут сформулировать комплексную стратегию, фокусируясь вместо этого на проверке концепции (Proof of concept — PoC) или на пилотном внедрении, чтобы убедиться в том, что RPA выполняет свои обещания. Компаниям следует параллельно с проверкой концепции провести оценку перспектив RPA, чтобы добиться четкого понимания целей, затрат и получаемого результата для всех сотрудников, вовлеченных в процесс.
3. Некоторые компании пренебрегают важной составляющей проекта: изучение того, как работает программное обеспечение и определение того, кто за него отвечает. Это тормозит работу и препятствует сдаче проекта вовремя. Формирование центра компетенций (Сenter of excellence — COE) RPA обеспечивает наилучший способ управления и повышения эффективности виртуальной рабочей силы.
4. Неполное понимание технологии RPA может привести к неверной последовательности шагов, что приведет к провалу на последующих стадиях внедрения автоматизации в эксплуатацию. При составлении планов внедрения RPA необходимо иметь стратегию задолго до запуска проекта, и в дальнейшем ей следовать.
5. Часто компании чрезмерно усложняют внедрение программного обеспечения RPA. Это может потребовать больше времени на разработку, тестирование и запуск, что в свою очередь замедлит возврат инвестиций. Компаниям следует использовать упрощенный подход к внедрению и выбирать аджайл, чтобы реализовывать проекты в срок.
6. Стремление полностью исключить людей из процесса приводит к дополнительным затратам и незначительному эффекту. Автоматизация 70% задач, имеющих наименьшую ценность, и передача 30% особо важных работ живым сотрудникам оптимизируют процесс в целом. Всегда можно отдать часть работы виртуальной рабочей силе, часть — живым сотрудникам, и успеть завершить работу вовремя.
7. Пренебрежение IT-инфраструктурой может замедлить процесс внедрения. Компании могут пообщаться с поставщиком RPA, чтобы точно выяснить какая IT-инфраструктура обеспечит проект. Мониторинг производительности и влияния на нее IT-инфраструктуры и окружения следует начинать заблаговременно.
8. RPA — это не единственная возможность выгодного инвестирования. Многие пионеры использования RPA получили меньше 10% от предполагаемого ROI. Хотя средства RPA могут автоматизировать большую часть процессов, они не могут автоматизировать все. Особенно это касается задач, которые требуют частого взаимодействия с клиентами и потребителями.
9. Еще одна распространенная ошибка — это нехватка компетенций промышленной автоматизации. Немного потренировавшись, можно автоматизировать простые процессы. Но создание масштабируемых и устойчивых процессов RPA требует основательных знаний, навыков и практического опыта. Компаниям следует проконсультироваться по этому вопросу в ходе переговоров с поставщиком RPA.

Существует большой выбор поставщиков и продуктов RPA. Не стоит слепо выбирать продукт RPA только потому, что он используется конкурентами. Используйте данные рекомендации, чтобы избежать распространенных “подводных камней” и получить желаемые результаты.