6 Советов по выбору оптимальной BPM-системы


Источник: 6 Tips for Choosing the Perfect BPM Software
Автор: Дженни Чанг (Jenny Chang)

Выбор подходящей системы управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) может быть затруднительным по нескольким причинам. Во-первых, рынок BPM чрезвычайно сложен и программные продукты сильно различаются по функционалу и возможностям. Во-вторых, не всегда просто определить, что именно нужно вашему бизнесу. Используя наши 6 советов, вы сможете точно определить, в чем нуждается ваш бизнес, и оптимально подобрать программное обеспечение для удовлетворения этих потребностей. В конце данного поста — ссылка на скачивание бесплатного шаблона, который поможет вам произвести анализ вашего ПО.

1. Удостоверьтесь, что вам действительно нужна BPM система (или еще одна)

Убедитесь, что вам нужно именно новое программное обеспечение (а не новый менеджмент), прежде чем приступить к поиску правильной системы управления бизнес-процессами.

Явные признаки того, что вам нужна BPM система:

  1. Повсюду встречаются задублированные данные, и вы увеличиваете масштаб проблемы, внося информацию в несколько систем
  2. Согласования длятся вечность
  3. Использование бумаги, PDF-файлов и листов Excel – единственный способ выполнить работу
  4. Устаревшие интерфейсы сложны в использовании и не могут быть адаптированы к растущим потребностям вашей компании

Даже если ваша компания сталкивается только с одной или двумя из этих проблем, инвестировать в BPM систему может быть выгодно.

Понять, что вам нужна BPM система, несколько проще, чем то, что вам нужна система на замену существующей – обычно никто не хочет признавать, что первоначальный выбор оказался неудачным. Например, основное внимание на новом программном обеспечении, а не на бизнес-целях, может сигнализировать о проблемах внедрения, а не о том, что ПО не будет отвечать потребностям вашей компании. Однако, если вы обнаружите, что вы или ваши коллеги зациклены на создании совершенных процессов, это может означать, что программное обеспечение слишком жесткое и негибкое, чтобы быть действительно полезным. Явным показателем того, что вам нужно заменить ПО, является то, что для достижения исходных целей процесса требуется все больше дополнительной функциональности. Это классическое смещение фокуса, которое ведет к провалу.

2. Решите заранее, какой функционал вам нужен

После того, как вы выяснили, для чего вам нужна BPM-система, становится проще определить, какие функции необходимы.

Вот несколько вопросов, которые помогут вам определиться с функционалом:

  1. Что для вас важнее: гибкость или стандартизация и жесткие требования? Это поможет вам определить необходимый уровень кастомизации.
  2. Вы тонете в неструктурированных или неиспользуемых данных? Аналитические отчеты и безопасная настраиваемая база данных являются для вас обязательными. Бонусом будет простота генерации и визуализации.
  3. Есть ли у вас множество устаревших (но все еще необходимых) программных продуктов? Выберите программное обеспечение с более понятным интерфейсом и постепенно вы сможете объединить все или часть существующих систем.
  4. Какие типы процессов вы хотите улучшить и в каких подразделениях? Вникните в нужды людей, которые потенциально будут ежедневно использовать это программное обеспечение.

Помните, что вы хотите решить проблему, а не купить определенный функционал. Если ваша проблема может быть решена без функции, которую вы считали необходимой, то не делайте эту функцию решающим фактором.

3. Продемонстрируйте ценность вашего предложения руководству

В итоге, чтобы заручиться поддержкой руководства (которая необходима для получения бюджета), вам необходимо сосредоточиться на результатах. Несмотря на то, что BPM может облегчить выполнение многих задач для сотрудников вашего отдела, руководители и менеджеры не склонны придавать большого значения вопросам, связанным с упрощением задач.

Большинство директоров ориентированы на получение дохода, а большинство менеджеров – на эффективность. Таким образом они гарантируют, что каждая часть бизнеса выполняет свою цель. Обязательно презентуйте потенциальные выгоды от внедрения нового программного обеспечения на их условиях, а не на ваших. Узнайте напрямую от лидеров ведущих компаний-разработчиков BPM о том, как вовлечь руководство.

Если ваш бюджет ограничен, это может мгновенно сузить список вариантов; однако зачастую цены обсуждаемы, особенно если вы планируете предоставить доступ более чем 50 пользователям вашей компании.

4. Запланируйте максимальные сроки внедрения и освоения и минимальные стандарты поддержки

Когда вы погрузитесь в рынок BPM, вы обнаружите, что большинство компаний-разработчиков программного обеспечения будут утверждать, что они гарантируют быстрое развертывание и практически не требуют кода. Поэтому запас по срокам разработки, развертывания и внедрения дает вам преимущество.

По словам Адитья Сенгупта (Aditya Sengupta), руководителя команды трансформации Wipro, стандартный срок разработки процесса составляет около четырех месяцев, но он обнаружил исключения из этого отраслевого стандарта, в которых удалось внедрить за несколько недель или даже меньше.

Репутация службы клиентской поддержки BPM-систем также должна учитываться при принятии решения. Не все BPM-системы созданы для бизнес-пользователей, и не все подходят для ИТ. Узнайте, кто будет чаще всего использовать новое ПО, и убедитесь, что они будут обеспечены необходимой поддержкой.

Если известно, что от программного обеспечения часто отказываются пользователи, то это признак того, что оно было хорошим в рекламе, но непростым в использовании. Тщательно изучайте истории внедрений и обзоры, чтобы не стать жертвой продавцов.

5. Измеряйте успех цифрами, а не ощущениями или предчувствиями

Критерии успеха должны быть определены до завершения внедрения и в основном в количественных показателях. Качественные показатели оставляют слишком большой простор для дискуссий и могут оставить вас с продуктом, который ресурсов потребляет больше, чем увеличивает доход. Установите количественные цели с допустимым пределом погрешности и учтите, что задержка внедрения снижает эффективность.

Хорошим показателем является общее время процесса. Измерьте, сколько времени длится каждый процесс, прежде чем внедрять новое программное обеспечение. Засеките время начала и завершения процесса с сотрудниками, которые им занимаются, но убедитесь, что они понимают — это измерение того, сколько времени процесс выполняется в норме, а не того, насколько быстро они способны его выполнить. Сравните общее время процесса до внедрения со временем после полного внедрения.

6. Активно участвуйте в демонстрациях продуктов, готовьте вопросы

Планирование демонстраций и участие в них с заранее подготовленными вопросами — наиболее важные шаги в ходе выбора правильной системы BPM. Именно в ходе демонстрации вы сможете выяснить, на что способен продукт, и почувствовать, правильный ли это выбор для вашего бизнеса.

Вопросы специалисту, проводящему демонстрацию, или менеджеру по продажам:

  1. Как ваш продукт поможет решить мою проблему? Опишите в нескольких словах свою основную проблему или проблемы, и пусть представитель вендора покажет вам, как их продукт может или не может удовлетворить ваши потребности.
  2. Есть ли у продукта какие-то специальные возможности, которые помогут решить эту проблему? Этот вопрос поможет вам в полной мере понять возможности продукта.
  3. Считаете ли вы свой продукт лучшим решением для моей проблемы? Большинство ответит «да», но вы сможете понять, в какой степени.
  4. Есть ли у вас клиенты из нашей отрасли или внедрения, аналогичные нашему? В идеальном варианте вы станете одним из многих клиентов в отрасли или с аналогичной проблемой.

Заготовить список более конкретных вопросов также может быть хорошей идеей, но лучше довериться специалисту — пусть он покажет то, что считает нужным, исходя из собственного понимания вашей проблемы.

Заключение

Выбор идеальной BPM системы – это ответственность, и требует тщательного планирования и обдумывания. Наши шесть советов лучше подготовят вас к предстоящему ответственному шагу и придадут уверенность в конечном выборе. Скачайте бесплатный шаблон, который поможет вам в проведении сравнительного анализа ПО BPM.

Обсудить