Оригинал: digital process automation
Автор: Джордж Лоутон (George Lawton)
Цифровая автоматизация процессов (digital process automation, DPA) – это подход к автоматизации бизнес-процессов, проходящих через множество информационных систем, с помощью средств разработки с минимальным кодированием (low-code). Он нацелен на полную или частичную автоматизацию бизнес-задач, в той или иной степени требующих участия человека.
Поскольку DPA охватывает различные информационные системы, он часто находит применение в инициативах цифровой трансформации по оптимизации бизнес-процессов и пути клиента (customer journey). С помощью DPA автоматизируют и оптимизируют процессы в продажах и маркетинге, административные, ИТ-услуги и производственные.
DPA часто рассматривается как результат эволюции систем управления бизнес-процессами (BPM) и поэтому организации с опытом в BPM смогут внедрить DPA без особых проблем.
Термин DPA ввело в употребление агентство Forrester Research в 2017 году, чтобы обозначить тенденцию отхода от традиционных систем управления процессами (BPMS) к решениям, способным ускорить цифровую трансформацию. Классические BPMS стали восприниматься как нечто неповоротливое, сложное, требующее высококлассных программистов и не самое подходящее для задач интеграции разнородных информационных систем.
Затем Forrester разделил цифровую автоматизацию процессов на DPA Deep (глубокое DPA) и DPA Wide (широкое DPA). DPA Deep представляет собой эволюцию традиционных BPMS в сторону гибких low-code платформ, которые теперь можно размещать в облаках и легко интегрировать с другими облачными сервисами и корпоративными системами. DPA Wide – инструменты более простые и более доступные по цене и по стоимости внедрения, предназначенные для автоматизации несложных бизнес-процессов и доступные широкому кругу бизнес-пользователей.
Независимо от разновидности, DPA призван обеспечить прозрачность процессов, рассылать уведомления и напоминания, и автоматизировать задачи заказчика.
| Роботизация процессов (RPA) | Традиционная автоматизация бизнес-процессов (BPA) | Цифровая автоматизация процессов (DPA) |
|---|---|---|
| Автоматизация задач | Автоматизация многошаговых процессов | Автоматизация процессов, которые требуют участия человек |
| Работает в рамках существующего процесса | Оптимизирует существующий процесс | Повышает комфорт пользователя за счет автоматизации |
| Работает с существующими пользовательскими интерфейсами на настольных компьютерах | Использует интеграцию, API и коннекторы к базам данных для организации обмена данными между системами | Оптимизирует уже автоматизированные и переведенные в цифровой формат процессы |
| Использует no-code/low-code подход, чтобы бизнес-пользователи могли стать «гражданскими» разработчиками | Сложные технологии, требующие профессиональных разработчиков и программистов | Предполагает вовлечения бизнеса (например, через центр компетенции) в создание решения, максимально комфортного для пользователей |
| Способен дать выигрыш в производительности и снижение затрат, не требуя реинжиниринга задач или процесса в целом | Для достижения максимального эффекта необходим анализ и реинжиниринг существующего процесса | Фокусируется на создании более динамичных, клиенто-ориентированных пользовательских интерфейсов |
Сравнение RPA, BPM и DPA
Эффект цифровой автоматизации процессов
Эффект DPA складывается из:
- экономии времени
- снижения издержек
- повышения эффективности
- повышения комфорта для пользователя
Автоматизация ускоряет выполнение задач. Автоматизировав как можно больше часто повторяющихся ручных задач, мы даем сотрудникам возможность сосредоточиться на других составляющих бизнеса.
Помимо этого, сотрудникам больше нет необходимости тратить время на то, чтобы постоянно проверять статус процесса или на розыск потерявшегося документа. Систематизация и цифровизация процессов позволяют компании быстро адаптироваться к происходящим изменениям.
Когда процесс автоматизирован, у сотрудников появляется больше времени на то, чтобы заняться различными аспектами продукта компании, улучшив его восприятие конечным пользователем.
Примеры цифровой автоматизации процессов
DPA можно использовать для автоматизации составляющих многих распространенных бизнес-процессов:
Прописка клиента. DPA способен увязать в единое целое разноплановые задачи, выполняющиеся в ходе регистрации нового клиента. Это позволяет спрямить путь клиента и улучшить его впечатления от взаимодействия с компанией. Автоматизация может охватывать проверку контрагента, ввод данных в несколько приложений, генерацию имени и пароля, создание учетной записи, отправку приглашения по электронной почте.
Закупки. С помощью DPA можно автоматизировать такие бэкофисные процедуры, как перенос данных между складской системой и ERP, ввод данных в систему отслеживания поставок, автоматический ввод счета-фактуры в бухгалтерскую систему после размещения заказа.
Выполнение заказа. DPA может помочь автоматизировать бэкофисные процессы, связанные с заказом и доставкой продукции и за счет этого сделать доставку более клиенто-ориентированной. Можно автоматизировать расчет сроков обработки и доставки заказа, расчет налогов и сборов, формирование документов на отгрузку, отслеживание статуса заказа и подтверждение получения груза клиентом.
Отличие цифровой автоматизации процессов (DPA) от автоматизации бизнес-процессов (BPA)
И DPA, и BPMS относятся к средствам автоматизации бизнес-процессов (BPA). Но как отмечают эксперты, сейчас в корпоративном секторе термины BPM и BPA употребляются все реже.
Отличие цифровой автоматизации процессов от роботизированной автоматизации процессов
Цифровую автоматизацию процессов можно также спутать с роботизацией процессов (RPA).
RPA позволяет создать программного робота (бота), имитирующего действия человека в пользовательском интерфейсе информационной системы. RPA используется для автоматизации часто повторяющихся задач, таких как запросы, вычисления, а также работа с записями и транзакциями.
Поскольку RPA имитирует работу человека, его довольно легко внедрить поверх существующих приложений. Такой подход интуитивно понятен бизнес-пользователям, поскольку робот работает так же, как они.
Внедрение DPA требует больше времени из-за необходимости развертывания и интеграции low-code платформы. Кроме того, приложения DPA требуют написания программного кода. Но DPA превосходит RPA в масштабируемости, поскольку для интеграции с информационными системами здесь используется не пользовательский интерфейс, а API.
И RPA, и DPA можно дополнить искусственным интеллектом (artificial intelligence, AI) и машинным обучением (machine learning, ML), реализовав тем самым интеллектуальную автоматизацию процессов (intelligent process automation, IPA).
Как внедрить DPA за четыре шага
- Определите кандидатов на автоматизацию. Менеджеры и бизнес-пользователи должны начать с поиска процессов, которые они хотели бы автоматизировать. На этом этапе можно воспользоваться средствами автоматического выявления процессов (process mining), которые помогают найти и приоритизировать возможности автоматизации.
- Наладьте взаимодействие с ИТ. Менеджеры и финансисты совместно с ИТ-специалистами или центром компетенции по автоматизации должны сделать выбор между DPA, RPA или специализированным облачным приложением.
- Обеспечьте надзор и регулирование. В команду автоматизации должны входить специалисты по компьютерной безопасности, чтобы оценивать риски конкретных проектов автоматизации с помощью инструментов DPA.
- Начните с малого и затем масштабируйте. Начать следует с простых процессов, автоматизация которых способна дать быстрый эффект. Это даст кредит доверия и энтузиазм относительно дальнейших перспектив. После первоначального успеха компания может перейти к разработке стратегии гиперавтоматизации, предусматривающей масштабирование проектов автоматизации.
Программные продукты DPA
Полезно взглянуть на инструментарий DPA через призму предложенного Forrester деления на DPA Wide и DPA Deep.
DPA Deep в большей степени ориентирован на долгоиграющие процессы. Здесь часто используются традиционные методы моделирования бизнес-процессов и кейс-менеджмента. Такой подход идеально подходит отраслям, где к процессу предъявляются жесткие требования: банковское дело, страхование, здравоохранение. К этому сегменту относятся продукты таких традиционных поставщиков BPMS и систем кейс-менеджмента, как Appian, Bizagi, Bonitasoft, Genpact, IBM, Kofax, OpenText и Pegasystems.
Инструменты DPA Wide больше подходят для быстрой автоматизации процессов. Их отличает подход low-code, в рамках которого часть бизнес-пользователей участвует в разработке приложений, а ИТ осуществляет надзор, развитые возможности моделирования процессов и интеграции. К лидерам этого сегмента относятся AgilePoint, Axon Ivy, Creatio, JobRouter, K2, Newgen, Nintex и Ultimus.
Помимо средств разработки low-code/no-code, программные продукты DPA могут включать RPA, ИИ, машинное обучение и средства автоматизации бизнес-правил, открывающие дополнительные возможности для автоматизации сложных процессов.
Обсудить