Единое общее определение BPM


Оригинал: One Common Definition for BPM
Автор: Кит Свенсон (Keith Swenson)

BPM многолик. Отсутствие общепринятого определения — это то, от чего наша отрасль страдает сильнее всего. Сотни статей приводят десятки разных определений BPM. Без единого общего понимания мы не можем с полным основанием утверждать чем BPM является и чем нет, как им можно пользоваться, а как нет. Эта публикация — результат сотен часов сортировки, отбора, обсуждения, анализа и обработки.

Общепринятое определение

Следующее определение появилось в результате длительных обсуждений в группе BPM Guru LinkedIn, на форумах BPM.com и ABPMP и на других площадках:

Управление бизнес-процессами (BPM, Business Process Management) — это дисциплина, включающая произвольное сочетание моделирования, автоматизации, исполнения, контроля, измерения и оптимизации потоков бизнес-задач, направленных на достижение целей организации и охватывающих системы, сотрудников, клиентов и партнеров внутри организации и за ее пределами.

Оно достаточно короткое, чтобы пользоваться им часто, в нем нет «воды». Пришлось пойти на компромисс: возможно, определение более длинное добавило бы ясности, но оно получилось бы громоздким. Поясним, что мы имеем в виду:

  • BPM — это дисциплина, это практика, это что-то, что вы делаете.
  • Бизнес означает состояние занятости и подразумевает коммерчески оправданную и прибыльную работу. Бизнес существует, чтобы приносить пользу клиентам в обмен на нечто другое, представляющее ценность.
  • Процесс — это поток бизнес-задач, приводящих к некоторой бизнес-транзакции. Поток здесь трактуется вольно: последовательность может быть определена строго, но может и не быть.
  • Тот, кто практикует управление бизнес-процессами, обязан рассматривать процесс в контексте взаимосвязанных бизнес-задач, которые объединяются в единое целое для достижения бизнес-цели. В этом ключевое отличие от функционального взгляда на бизнес, в котором каждая бизнес-функция может быть оптимизирована независимо от остальных. Хорошо известно, что в сложных системах, каковыми является бизнес, локальная оптимизация части системы редко приводит к хорошим итоговым результатам. Занимаясь определенным процессом, специалист BPM обязан рассматривать метрики системы в целом.
  • Под моделированием понимается идентификация, описание и отображение процесса, облегчающие его обсуждение. Единого стандарта моделирования не существует, но модель должна охватывать процесс целиком.
  • Под автоматизацией понимается подготовительная работа, призванная облегчить выполнение экземпляров процесса. Часто при этом имеется в виду разработка программного обеспечения, но это также может быть использование машин или просто установка табличек с инструкциями для исполнителей.
  • Исполнение означает, что экземпляр процесса выполняется, в том числе посредством автоматизации. Экземпляр процесса выполняется сам по себе — следуя модели, созданной специалистом по BPM, но независимо от него.
  • Контроль — это тот или иной способ гарантировать, что процесс идет по предписанному пути. Контроль может быть строгим и предписывающим или слабым в форме рекомендаций, обучения, документации.
  • Измерение означает, что предпринимаются усилия для количественной оценки того, насколько хорош процесс с точки зрения потребностей клиентов.
  • Оптимизация означает, что BPM — это постоянная, развивающаяся во времени деятельность, нацеленная на неуклонное совершенствование процесса. Совершенствование относится к целям организации, т.е., в конечном счете, к потребностям клиентов.
  • Организация объединяет людей, совместно работающих на достижение общих целей. Она не обязательно должна быть большой и не обязательно должна быть коммерческой.
  • Цели организации упомянуты, чтобы подчеркнуть, что BPM должен практиковаться в интересах организации в целом, а не какой-то малой ее части. Здесь можно усмотреть некоторую избыточность, ведь любое совершенствование процесса должно быть привязано к целям организации — в противном случае это не будет совершенствование.
  • Внутри организации и за ее пределами отражает тот факт, что организация является частью большей системы. Клиент является частью бизнес-процесса, и сквозное рассмотрение взаимодействия в рамках процесса должно включать клиентов, равно как и сотрудников.

Цель

Целью данной инициативы было найти определение, близкое к восприятию концепции BPM большинством людей (экспертов и не только).

Мы не стремились выяснить, какое определение BPM нравится большинству. Разные люди ассоциируют с этим термином разные концепции. Мы не выясняли насколько хороши эти трактовки — мы стремились найти общую, чтобы достичь согласия по термину BPM. Мы не стремились предложить лучшее определение — мы хотели найти определение, которое совпадало бы с тем, что люди имеют в виду, произнося «BPM».

Если мы захотим сказать что-то другое, нам придется изобрести другой термин.

Комментарии и пояснения

Некоторые слова в данном определении необходимо разъяснить. Что можно прибавить к сказанному, чтобы сделать определение более понятным:

BPM — это деятельность, практика

Ключевая идея нашего определения: BPM — это что-то, что вы делаете, а не то, что можно купить. В этом сходятся множество определений, и больше 90% участников поддержали такой взгляд.

BPM — связан с совершенствованием процессов

Подразумевается, что бизнес — это система процессов, а BPM — это меры по совершенствованию этих процессов. Это важный нюанс: квалификация и повышение квалификации — не одно и то же. Бывает, что они идут рука об руку, и это может вызвать путаницу — например, соревнования по теннису одновременно являются деятельностью по повышению класса игры. Но обычно разница ясна: водить автомобиль — это не то же самое, что посещать курсы по вождению.

Суть в том, что BPM — это не про автоматизацию процессов, а про их совершенствование, в духе лозунга реинжиниринга «хватит мостить коровьи тропы», который означает, что просто автоматизировать сложившиеся процессы недостаточно. Кто-то может сказать, что автоматизация сама по себе является совершенствованием по сравнению с ручным процессом. BPM — это деятельность по выявлению и проектированию автоматизированного процесса, завершающаяся внедрением приложения в организации. Выполнение процесса не является частью BPM. Но при этом мониторинг процесса с целью поиска потенциальных областей совершенствования является важной частью BPM.

BPM — это область деятельности тех, кто в первую очередь озабочен совершенствованием процессов

В бизнес-процесс может быть вовлечено множество людей, но сколько из них озабочено его совершенствованием? Некоторые считают, что совершенствование — забота каждого. То есть, секретарь на ресепшне должен думать о том, как бы усовершенствовать операции. Это трактовка слишком широкая и потому не слишком полезная. Когда повар солит блюдо, чтобы сделать его вкуснее, он тем самым стимулирует сотрудников обедать внутри офисного здания и экономить время, которое тратится на походы в ресторан, а также способствует коммуникациям между сотрудниками, что также приводит к повышению эффективности. Но с любой точки зрения он НЕ занимается управлением бизнес-процессами. Каждый стремится делать свою работу как можно лучше, и каждая хорошо сделанная работа помогает бизнесу, но все это не BPM. Мы определяем BPM более узко — как деятельность людей, сконцентрированных на бизнес-процессах в первую очередь и целенаправленно старающихся их усовершенствовать. Понятно, что эти люди должны по возможности собрать мнения всех остальных, но эти остальные не занимаются BPM.

Участвовать в процессе не означает заниматься BPM

Менеджер, одобряющий заявку на закупку, не практикует BPM, несмотря на то, что одобрение является шагом процесса. Сотрудник банка, отклоняющий заявку на кредит, не практикует BPM, хотя это действие является шагом процесса. Оба выполняют работу, являющуюся частью процесса, но они не занимаются управлением бизнес-процессом.

Создание (кодирование) компьютерного процессного приложения — это не BPM

Когда разработчик приложения проектирует форму ввода данных для шага процесса, он не занимается BPM. Как только процесс «как будет» адекватно сформулирован, начинается разработка реализующего его приложения, которая уже не связана с совершенствованием процесса. Тут надо сделать небольшую оговорку: процессные приложения часто разрабатывают итерационно — продемонстрировали приложение пользователю, получили замечания, доработали, повторили — и также итерациями может совершенствоваться процесс. Такие итерационные улучшения процесса должны рассматриваться как часть BPM, но все же разработка приложения — это не BPM. Критерий простой: если вы активно и в первую очередь занимаетесь совершенствованием процесса, то вы занимаетесь BPM, в противном случае это разработка.

Предложения по усовершенствованию процессов — это не BPM

Необходимо проводить различие между множеством людей, вносящих предложения, и теми, кто реально занимается BPM. Можно ожидать, что когда процессный аналитик занимается BPM, он соберет массу информации о том, как работа делается, как не делается и как должна была бы делаться. Те, кто делятся этой информацией, помогают BPM, однако сами им не занимаются.

Улучшение отдельного шага процесса — это не BPM

Существует ложное представление, что любое действие по усовершенствованию процесса, каким бы мелким оно не было, есть BPM. У того, кто занимается BPM, должна быть картина процесса в целом — сквозной взгляд на процесс от самого начала и до самого конца. Оптимизация единичного шага, без понимания процесса целиком, это как раз то, от чего предостерегали Хаммер и Чампи: правильная оптимизация может быть выполнена только в контексте бизнес-процесса, рассматриваемого целиком. Рабочий, ровняющий гравий на дороге, улучшает процесс, включающий езду по этой дороге, но это не BPM, потому что он не представляет весь процесс целиком. Инженер, решающий задачу удвоения полосы пропускания оптического кабеля, улучшает все процессы, которым требуется передача данных, но это тоже не есть BPM. Офисный служащий, обнаруживший, что OpenOffice 4 быстрее других текстовых процессоров, усовершенствует все процессы, включающие подготовку текстовых документов, но это тоже не BPM. Говорить о BPM можно только применительно к деятельности людей, рассматривающих процесс «от и до» и эффект воздействия на такой сквозной процесс.

Ложные интерпретации BPM

Здесь мы собрали множество разнообразных примеров неверного употребления термина BPM:

BPM — это не программный продукт. Существует категория программного обеспечения BPMS — BPM Suite или BPM System. Gartner ввел новую категорию iBPMS — Intelligent BPMS. Что в него входит — сильно зависит от производителя. Аналитики пытались сформировать перечень обязательных функций и возможностей, но он каждый год будет меняться. Например, в 2007 г. аналитики настаивали, что BPMS должны поддерживать BPEL, а сегодня это требование полностью забыто. Большинство программных продуктов, поддерживающих BPM, предоставляют возможности, выходящую за рамки требований собственно BPM — например, в части разработки и интеграции приложений. Когда все они объединены в одном продукте, это очень удобно, но есть производители, которые объединяют несколько продуктов в один комплект, достигая в итоге той же цели. По аналогии, вождение — это деятельность, но автомобиль предоставляет много возможностей помимо необходимых для вождения.

BPM — это не рыночный сегмент. Еще раз: может быть сегмент рынка программного обеспечения, поддерживающего BPM, или программных продуктов BPMS, но BPM как таковой — это практика. Производители могут называть себя «вендорами BPMS» — это означает, что у них есть программные продукты, в числе прочих поддерживающие деятельность в рамках BPM.

Программное приложение не управляет бизнес-процессами. Результатом BPM может являться компьютерное приложение, которое либо выполняет бизнес-процесс, либо помогает людям выполнять бизнес-процесс. В качестве побочного результата, приложение может измерять показатели, которые помогут дальнейшему совершенствованию процесса. В этом смысле приложение поддерживает BPM — примерно так же, как секретарь на ресепшне, предлагающий идею оптимизации. Этого недостаточно, чтобы сказать, что приложение или секретарь занимаются BPM.

BPM как услуга — это не хостинг приложений. Термин «Бизнес-процесс как услуга» (BPaaS — Business Process as a Service) означает приложения, размещенные на вычислительных ресурсах за пределами компании и поддерживающие больше одной функции в рамках процесса. Так же, как и программные приложения выше, они выполняют процесс, но не занимаются BPM.

Вся целиком организация не занимается BPM. Когда мы говорим, что организация практикует BPM, то имеем в виду, что в компании есть люди, которые занимаются BPM. Это допустимое упрощение — понятно, что если компания или подразделение заявляют, что занимаются BPM, то большинство из сотрудников в действительности BPM не занимаются.

Не любые улучшения в бизнесе есть BPM. Некоторые утверждают, что поскольку любая деятельность является частью какого-то процесса, следовательно, любые меры по совершенствованию любой деятельности есть BPM. Я выступаю против, поскольку такая широкая интерпретации делает BPM бессмысленным — тогда он будет означать все что угодно. Широко распространена точка зрения, что BPM — это практика или методология совершенствования процессов с целью содействия бизнесу, в которой усовершенствование части процесса должно производиться только после рассмотрения сквозного процесса, рассматриваемого от начала и до конца.

Возможности BPMS не ограничиваются поддержкой BPM. Как было сказано выше, BPMS поддерживает также деятельность, которая не является частью BPM — например, разработку приложений. BPMS, которая ограничивалась бы только поддержкой BPM, была бы менее полезной. Некоторые ошибочно считают, что раз BPMS поддерживает какую-либо деятельность, то данная деятельность является аспектом BPM. Но из того, что BPM включает в себя описание процесса, не следует, что каждый, кто описывает процесс, занимается BPM. Точно так же, из того, что многие BPMS позволяют разрабатывать экранные формы, не следует, что разработка экранных форм — это BPM. Составляющие BPM достаточно четко определены, и BPMS включает гораздо более широкий набор задач.

Если вы используете BPMS, то это еще не означает, что вы практикуете BPM. BPMS задуман как инструмент поддержки BPM, однако BPMS также может делать многое, не относящееся к BPM.

Благодарности

Наиболее существенный вклад в обсуждение внесли:

  • Александр Самарин (Alexander Samarin)
  • Карл Вальтер Кирстед (Karl Walter Keirstead)
  • Киран Гаримела (Kiran Garimella)
  • Джон Морис (John Morris)
  • Скот Фрэнсис (Scott Francis)
  • Ллойд Дуган (Lloyd Duggan)
  • Натаниэл Палмер (Nathaniel Palmer)

Призыв к действию

Вы или разделяете цель создания единого общеизвестного определения и тогда вы с нами, или вы против нас. Вы можете встретить кого-то, кто скажет «я бы предпочел, чтобы в определение вошло X или не вошло Y». У каждого есть собственное мнение. Но спросите себя: этот человек намерен приложить усилия для достижения общего согласия? Плевать по ветру — хорошее занятие, но в результате мы имеем то, что имеем: у каждого собственное определение, отличное от всех остальных. Иметь собственное мнение о том, какое определение все должны были бы принять — это нормально, но пожалуйста, не надо называть «BPM» то, что не соответствует общепризнанному определению.

Поэтому я обращаюсь к вам с призывом принять данное определение BPM как первое и единственное общее определение, которое будет служить основой всех последующих дискуссий на эту тему. Если вы разделяете мнение, что единое общее определение критически важно для рынка BPM, то пожалуйста скопируйте это определение и используйте его, по возможности со ссылкой на эту страницу.

Если вы не готовы принять данное определение, то пожалуйста явно это заявите, опубликуйте собственный вариант и заставьте всех его принять. Если вам удастся привлечь большее число экспертов, то я присоединюсь. Я не претендую на то, что я единственный в мире могу это сделать, или что я это сделаю это лучше всех — просто мне пришлось побегать, чтобы достичь согласия, и я буду только рад, если вы сможете предложить что-то лучшее.

Изучение существующих определений

Позвольте беспристрастно перечислить известные определения BPM:

  • BPM — это методичный подход к выявлению, проектированию, исполнению, документированию, мониторингу, контролю и измерению процессов, как автоматизированных, так и не автоматизированных, нацеленный на достижение целей, соответствующих стратегическим целям организации. BPM включает целенаправленные, совместные и во все возрастающей степени обеспечивающиеся информационными технологиями усилия по описанию, совершенствованию, внедрению инноваций и управления сквозных «от начала и до конца» бизнес-процессов, которые обеспечивают достижение бизнес-результатов, создают ценность для потребителей и позволяют организации быть более адаптивной в достижении бизнес-целей (ABPMP).

Хорошее определение, но слишком длинное для ведения диалога с бизнесом. Нам нужно что-то более компактное и конкретное.

  • [BPM — это] разработка и контроль процессов,  выполняющиеся в компании, подразделении, проекте и т.п. с целью обеспечения их эффективности (Cambridge Dictionary Online).

Данное определение ничего не говорит про совершенствование процессов, что является необходимой составляющей BPM.

Управление шагами процесса — это один вопрос, а управление и совершенствование процесса — это следующий мета-уровень. Данное определение смешивает управление задачами, составляющими процесс, с управлением процессом.

  • [BPM — это] управление полным и динамически скоординированным набором выполняемых совместно транзакционных действий, создающих ценность для потребителя. (Smith and Fingar, Business Process Management: The Third Wave)

Близко, но не упоминается совершенствование и та же ошибка — не различаются управление действиями и управление процессом.

  • [BPM — это] управление набором взаимосвязанных действий, выполняемых группой совместно для достижения цели (Martyn Ould, «Business Process Management: A Rigorous Approach«)

Управление действиями и управление потоком действий — не одно и то же.

  • Мы определяем BPM следующим образом: вспомогательные бизнес-процессы, использующие методы, приемы и программное обеспечение для проектирования, внедрения, контроля и анализа операционных процессов, вовлекающих людей, организации, компьютерные приложения, документы и другие источники информации. Обратите внимание, что данное определение ограничивает BPM операционными процессами — процессы стратегического уровня и процессы, которые не могут быть сделаны явными, в него не включаются. (Wil van der Aalst, et al., «Business Process Management: A SurveyBPM 2003 Conference«)

Хорошее определение, но слишком длинное для ведения диалога с бизнесом.

  • BPM — это искусство и наука, изучающие то, как выполняется работа в организации, с целью обеспечить предсказуемость результатов и воспользоваться возможностями совершенствования. (Marlon Dumas, et al., «Fundamentals of Business Process Management«)

Очень хорошее определение, на самом деле.

  • BPM включает концепции, методы и приемы, обеспечивающие проектирование, администрирование, конфигурирование, внедрение и анализ бизнес-процессов. Бизнес-процесс состоит из набора действий, выполняемых согласованно друг с другом в организационном и технологическом контекстах. Вместе эти действия достигают бизнес-цели. Каждый бизнес-процесс внедряется в одной организации, но многие взаимодействуют в процессах, исполняющихся в других организациях. (Mathias Weske, «Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures» — объединенные определения 1.1 и 1.2, стр. 5)

Подходящее определенное, но слишком длинное и техническое для использования в бизнес-среде.

  • BPM — это систематический подход, нацеленный на то, чтобы сделать поток работ в организации более результативным, более экономичным и более способным к адаптации в вечно меняющемся окружении. Бизнес-процесс — это действие или набор действий, достигающие цели, определенной организацией. (SearchCIO TechTarget)
  • BPM называют «целостным управленческим подходом», нацеливающим бизнес-процессы организации на желания и нужды клиентов. BPM использует систематический подход, стараясь непрерывно повышать результативность и экономичность бизнеса, одновременно стремясь к инновациям, гибкости и интеграции с технологиями. Таким образом, его можно назвать «процессом оптимизации процесса». Утверждается, что BPM открывает возможность для организаций быть более результативными, более экономичными и более приспособленными к изменениям по сравнению с традиционным иерархическим, функционально-ориентированным управлением. Эти процессы могут оказывать влияние на стоимость и выручку организаций. В качестве управленческого подхода, BPM рассматривает процессы как стратегический актив организации, являющийся объектом изучения, управления и совершенствования с целью предоставления клиентам добавленной ценности в виде товаров и услуг. Это напоминает основы других процессных методологий и подходов — системы менеджмента качества (Total Quality Management) и непрерывного совершенствования (Continuous Improvement). BPM идет на шаг дальше, утверждая, что этот подход может быть поддержан или стимулирован информационными технологиями, обеспечивающими жизнеспособность управленческого подхода в сложное время перемен. Фактически BPM предлагает подход к интеграции способности организации к изменениям, включающей человеческое и технологическое измерения. Поэтому множество статей и BPM гуру рассматривают BPM с точки зрения человеческой и/или технологической. (Источник: статья википедии про BPM, версия от 28.11.2013.)
  • BPM — это дисциплина, в которой с помощью программного обеспечения и услуг обеспечивается полная прозрачность вашей организации. Выявляйте, документируйте, автоматизируйте и непрерывно совершенствуйте бизнес-процессы, чтобы повышать эффективность и сокращать затраты. (IBM)
  • BPM — это способ рассмотреть и затем контролировать процессы, наличествующие в организации. Это эффективная методология, позволяющая во время кризиса убедиться, что процессы результативны и экономичны, и улучшить финансовые показатели организации в целом. (AIIM)
  • [BPM — это] дисциплина моделирования, автоматизации, управления, мониторинга и оптимизации бизнес-процессов, нацеленная на повышение прибыльности. (Winscribe)
  • Процесс управления бизнес процессами, управленческая дисциплина, технология или набор технологий, среда быстрой разработки компьютерных приложений. Во-первых и в основном, BPM — это процессная и управленческая дисциплина. (BPM Institute, «What is BPM Anyway? Business Process Management Explained«)
  • Управленческая дисциплина, нацеленная на повышение эффективности предприятия путем управления бизнес-процессами компании. (Paul Harmon, 2005)
  • BPM — это дисциплина или бизнес-функция, включающая практики, приемы и методы создания и совершенствования бизнес-процессов (BPM.com, «What does BPM Actually Mean?«)
  • BPM — это дисциплина управления процессами (а не задачами), нацеленная на улучшение бизнес-результатов и повышение адаптивности операций. Процессы могут выходить за пределы организации, увязывая вместе людей, потоки информации, системы и другие активы, чтобы создавать ценность и предоставлять ее клиентам и другим заинтересованным сторонам. (Gartner)
  • Структурированный подход к повышению эффективности, сфокусированный на методичном проектировании и тщательном выполнении сквозных «от и до» процессов компании (Michael Hammer, цитата по Tim Weilkiens)
  • BPM — это целостный, сверху-вниз управленческий подход, фокусирующийся на оптимизации бизнес-операций с целью максимального удовлетворения потребителя. Благодаря сильному акценту на непрерывном совершенствовании, BPM обеспечивает компаниям гибкость быстрого реагирования на изменения в конкурентном ландшафте. (Interfacing)
  • BPM — это систематический подход к совершенствованию бизнес-процессов компании. (CIO)
  • Осуществляемая бизнесами деятельность по идентификации, оценке и совершенствованию бизнес-процессов. Благодаря прогрессу в информационных технологиях, BPM сегодня может эффективно управляться с помощью программного обеспечения, настраиваемого через метрики и политики, принятые в компании. Такого типа деятельность присуща бизнесам, стремящимся решить проблемы, связанные с эффективностью процессов, чтобы лучше обслуживать своих клиентов. (BusinessDictionary.com)
  • BPM — концепция, фокусирующаяся на координации всех элементов организации с целью повышения операционной эффективности. Стратегия BPM попадает в категорию целостных управленческих подходов, использующихся для повышения эффективности бизнеса через продвижение организаций к более креативным, гибким и интегрированным с информационными технологиями системам. (Techopedia)
  • BPM озабочен управлением изменениями, нацеленными на совершенствование бизнес-процессов (Popkin Software, «BPMN and  Business Process Management«)
  • BPM чаще всего ассоциируют с жизненным циклом бизнес-процесса. Жизненный цикл простирается от идентификации и усовершенствования процесса, реализующего бизнес-способность, до внедрения и управления процессом, находящемся в эксплуатации. Что часто упускается из виду — это управление эффективностью процесса после ввода его в эксплуатацию. (IBM Redbook «Business Process  Management Enabled by SOA«)
  • Структурный подход к моделированию задач, выполняемых людьми и машинами и к взаимодействию между ними через процессы  (PC Magazine)

Business Process Manifesto от BPTrends — в целом отличный ресурс — приводит хорошее определение бизнес-процесса, но не BPM.

Поскольку многие процитированные определения включают термин «бизнес-процесс», я решил привести самое распространенное определение:

[бизнес-процесс — это] определенные действия, упорядоченные во времени и в пространстве, с началом, завершением и четко определенными входами и выходами: структура работы. (Thomas H Davenport, «Process innovation: reengineering work through information technology«)

См. также мой пост «eccentric definitions of BPM«, если вас интересуют экзотические определения, которые можно найти в сети. Я не стал приводить их тут — мы пытаемся прийти к консенсусу, и цитирование посторонних в этом не поможет.

Дополнено