Оригинал: 10 Reasons to Stop Sending Documents by Email
Автор: Кит Свенсон (Keith Swenson)
Это ведь так просто: закинуть документы в окно электронной почты, добавить несколько человек в адресную строку — ВЖУХ — все доставлено. Но под патиной простоты таится зло.
Вместо этого следовало бы загрузить документ в хранилище и отправить по электронной почте ссылку на скачивание. Безусловно, электронная почта — самый распространенный способ доставки документа, но вот причины, по которым его следует избегать:
- Электронная почта небезопасна — отправленный по электронной почте документ может быть прочитан и даже обновлен во время его передачи по цепочке серверов от вашего исходящего почтового ящика до входящего почтового ящика получателя. Специалистам по безопасности это известно — именно поэтому вы никогда ничего не получаете по электронной почте от врача или юриста. Не все документы совершенно секретны, но некоторые очень чувствительны и могут вызвать много проблем, оказавшись в чужих руках. Документ, загруженный из хранилища по протоколу HTTPS, не может быть кем-либо перехвачен, прочитан или изменен.
- Ошибку в адресе невозможно исправить — если вы случайно отправите документ не по тому адресу, вернуть его обратно будет невозможно. Письмо ушло и почти мгновенно оказалось в почтовом ящике получателя. Документ же в хранилище можно переименовать, доступ к нему можно огранить, и если это сделать вовремя, ошибочный получатель его не увидит.
- Трудно отменить устаревшие версии — когда документ меняется, его очень трудно заменить. Конечно вы можете отправить его повторно, но это просто создаст вторую копию. Предыдущую версию он зачастую не заменяет. А старые версии, гуляющие по системе, могут приносить вред.
- Трудно найти текущую версию — когда кому-то понадобится данный документ, уверены ли вы, что он посмотрит последнюю, правильную версию? Все усугубляется, если документ обновляется несколько раз. Представьте, что вы получили по электронной почте десять копий документа с немного отличающимися темами письма. Насколько вы можете быть уверены, что документ, который вы просматриваете, является последним?
- Могут возникнуть расходящиеся ветви — если появилось несколько копий документа, то кто-то, желающий внести небольшие изменения, может выбрать старую версию. Внеся изменение, они рассылают документ другим пользователям, не зная, что некоторые части документа устарели. А когда по кругу начинают ходить разные версии документа, объединить все изменения становится очень сложно.
- Дополнительный беспорядок — когда вы получаете несколько обновлений документа, каждое остается в вашем почтовом ящике. Старые копии автоматически не удаляются, и они просто остаются в вашем почтовом ящике, захламляя его.
- Загрузка документов забирает пропускную способность сети — электронное письмо с вложенными документами «весит» намного больше, чем письмо, содержащее только ссылки. Электронное письмо со всеми вложениями проходит через все промежуточные серверы и доставляется по принципу «все или ничего» еще до того, как получатель откроет документ. Это нормально, если вам необходимо просмотреть документ, но при наличии нескольких версий это может быть пустой тратой времени. Документ, хранящийся в репозитории, загружается только тогда, когда вы действительно хотите его просмотреть. Вы также можете просматривать его в онлайне, выборочно загружая только те страницы, которые вам нужны.
- Формат выбирает отправитель — документ отправляется по электронной почте в формате, выбранном отправителем. Хранилище же документов предоставляет несколько форматов на выбор — doc, PDF или другие — причем выбирает формат тот, кто хочет прочесть документ.
- Удаление вложенных документов — некоторые почтовые серверы удаляют документы определенных типов, и тогда документ до пользователя просто не доходит. Отправителя электронного письма легко подделать, так что вы никогда не знаете наверняка от кого вы его получили. Загруженный в хранилище документ заслуживает большего доверия, и его содержимое нельзя изменить.
- Попадание в черный список — отправка больших вложений может привести к тому, что ваш адрес электронной почты будет занесен в черный список.
Я знаю, что это не легко, но просто скажите НЕТ отправке документов по электронной почте.
Что взамен? Поместите документ в разделяемый репозиторий, например Circle Weaver. (Dropbox или бесплатный Nextcloud тоже подойдут — прим. ред.) Затем отправьте электронное письмо со ссылкой на документ.
Вы отправляете только ссылку, экономя полосу пропускания. Документ загружается, только когда к ссылке обращаются. Вы можете обновить документ в Weaver, и получатель увидит только последнюю версию документа. Документ остается в репозитории, чтобы у получателя остался к нему доступ в будущем, и каждый раз это будет последняя версия. Поскольку обновления записываются обратно в Weaver, расходящиеся ветви не образуются. Это случается редко, но если вам понадобится доступ к предыдущим версиям документа, то такая возможность имеется.
Итак, что скажете — готовы отказаться от привычки отправлять документы по электронной почте?
Обсудить